Usługi informatyczne w modelu Software as a Service

Zamawiający mogą decydować się na korzystanie z usług informatycznych w modelu SaaS (Software as a Service). To rozwiązanie, które znacząco różni się od tradycyjnego nabywania oprogramowania i rodzi konkretne konsekwencje prawne, techniczne oraz organizacyjne. Zrozumienie specyfiki tego modelu jest kluczowe, zwłaszcza na etapie planowania postępowania o udzielenie zamówienia.

SaaS to usługa polegająca na udostępnieniu zamawiającemu gotowego oprogramowania za pośrednictwem internetu. Aplikacja działa na serwerach dostawcy – zamawiający nie instaluje jej na swojej infrastrukturze, nie nabywa licencji na własność ani kodu źródłowego, chociaż są możliwe warianty pośrednie. Dostęp odbywa się zazwyczaj na podstawie okresowej opłaty abonamentowej, a po stronie wykonawcy pozostaje bieżące utrzymanie, aktualizacja, zapewnienie ciągłości działania i bezpieczeństwo środowiska IT. W praktyce oznacza to znaczące odciążenie zamawiającego w zakresie zarządzania infrastrukturą techniczną i zasobami IT.

Z punktu widzenia prawa zamówień publicznych, korzystanie z modelu SaaS zwykle kwalifikuje się jako usługę. Zamawiający uzyskuje dostęp do funkcjonalności systemu przez czas trwania umowy.

SaaS może być bardzo korzystnym rozwiązaniem, zwłaszcza w przypadku zamówień na systemy, które wymagają szybkiego uruchomienia i regularnych aktualizacji. Model ten daje dużą elastyczność – zamawiający może skalować zakres korzystania z systemu (np. liczbę użytkowników lub poziom funkcji), a także ograniczyć nakłady inwestycyjne na infrastrukturę informatyczną. Niemniej jednak, to rozwiązanie wymaga bardzo starannego skonstruowania postanowień umownych, które będą regulować kluczowe aspekty świadczenia usługi.

Do najważniejszych elementów, które powinny zostać uwzględnione w umowie, należą m.in. warunki SLA (Service Level Agreement), czyli gwarancje dostępności systemu i czasy reakcji na zgłoszenia, bezpieczeństwo przetwarzania danych (w tym zgodność z RODO), lokalizacja serwerów (najlepiej na terytorium UE lub EOG), mechanizmy wypowiedzenia umowy, migracji danych oraz zasady ich usunięcia po zakończeniu współpracy.

To model usługowy, w którym – mimo braku fizycznego przekazania oprogramowania – zamawiający musi mieć pełną kontrolę nad dostępem do danych oraz zapewnione ciągłe i bezpieczne działanie systemu. Odpowiednia konstrukcja umowy oraz świadome określenie przedmiotu zamówienia są kluczem do bezpiecznego i efektywnego wdrożenia tego rozwiązania w sektorze publicznym.